Rendez-vous et rappels

La page Rendez-vous rassemble les réservations prises par votre IA et vous permet de décider ce qui peut être réservé, et quand. L’IA réserve selon vos disponibilités réelles au téléphone, sur le chat du site et sur WhatsApp, et vos clients reçoivent une confirmation avec un lien pour reporter ou annuler eux-mêmes.

Où la trouver

Ouvrez Rendez-vous dans la barre latérale. Si votre forfait n’inclut pas la prise de rendez-vous, l’élément affiche un cadenas et la page propose une mise à niveau à la place. Elle comporte cinq onglets :

• Planning — tous les rendez-vous, regroupés par jour, avec des plages de dates rapides, un filtre par statut et une recherche.
• Éléments réservables — le personnel, les tables, les salles, les postes ou les services sur lesquels l’IA réserve.
• Disponibilité — les heures pendant lesquelles l’IA peut réserver, ainsi que les jours de fermeture.
• Configuration des réservations — type d’entreprise, interrupteur de réservation par l’IA, durée par défaut, tampon, blocage du créneau et questions de réservation.
• Widget — le bouton Book Now pour votre site, détaillé dans Online Booking Widget.

Configurer la réservation

1. 1
   Dans Configuration des réservations, choisissez votre Type d’entreprise. L’IA adapte sa façon de réserver : un restaurant réserve des tables, un hôtel des chambres, un salon un membre du personnel. Vous pouvez le modifier à tout moment.
2. 2
   Vérifiez que L’IA prend les réservations pendant les appels est activé. Désactivé, l’IA ne propose ni ne prend aucune réservation.
3. 3
   Renseignez Durée par défaut du rendez-vous (min) et Tampon entre les rendez-vous (min). Le tampon est un temps laissé libre après chaque rendez-vous.
4. 4
   Dans Disponibilité, définissez pour chaque jour les heures réservables par l’IA. Utilisez Ajouter une plage (horaire fractionné) pour une pause déjeuner, puis sélectionnez Enregistrer.
5. 5
   Sous Dates de fermeture et jours fériés, ajoutez vos jours de fermeture. Indiquez une seconde date pour une période, comme une semaine de congés. L’IA, le widget de réservation et la réservation manuelle ignorent tous ces jours.
6. 6
   Facultatif : dans Éléments réservables, ajoutez chaque ressource avec un nom, un type (Service, Personnel, Table, Salle ou Poste) et une capacité, puis sélectionnez Ajouter.

Horaires et durée de créneau par ressource

Chaque élément réservable dispose d’un bouton Horaires. Les heures de travail et la durée de créneau définies ici remplacent vos horaires d’ouverture pour cet élément uniquement — pratique quand un praticien ne travaille pas les mêmes jours. La capacité permet à un élément d’accueillir plusieurs réservations en même temps (par exemple 10 tables). Si vous ne prenez que des rendez-vous simples, un à la fois, vous pouvez vous passer des éléments réservables. Un élément peut aussi avoir une description, un prix (par réservation, par personne, par nuit ou par heure) et un nombre de places.

Questions de réservation et suppléments

Sous Questions de réservation et suppléments, listez les questions que l’IA doit poser lors d’une réservation (en marquant celles qui sont obligatoires) et les suppléments qu’elle peut proposer, avec un prix facultatif. Les réponses et les suppléments choisis sont enregistrés dans les notes de la réservation pour votre équipe.

Comment l’IA réserve

Pendant un appel, l’IA vérifie les créneaux réellement libres — vos horaires, la durée des créneaux, les jours de fermeture et les réservations existantes — et réserve l’horaire accepté par l’appelant. Elle ne réserve jamais en dehors de vos horaires ni un jour de fermeture.

Activez Réserver le créneau avant de confirmer si vous voulez que l’IA bloque l’horaire pendant qu’elle recueille les coordonnées de l’appelant, puis seulement confirme. Ainsi, deux appelants ne peuvent pas prendre le même créneau, et l’IA ne dit jamais « confirmé » avant que la réservation soit verrouillée. L’option est désactivée par défaut et recommandée pour les agendas chargés ou à capacité limitée.

Votre Website Chat et votre IA WhatsApp peuvent aussi réserver dans la conversation, dès que le widget de réservation est configuré et activé dans l’onglet Widget.

Confirmations et rappels

À chaque réservation, Good2Go envoie automatiquement une confirmation au client :

• SMS — si le client a un numéro de téléphone et ne s’est pas désinscrit des SMS. Il contient le lien en libre-service. Vous pouvez remplacer le texte par défaut par votre propre modèle de confirmation de rendez-vous.
• E-mail — si la fiche contact du client comporte une adresse e-mail et que l’envoi d’e-mails est disponible pour votre espace.
• WhatsApp — uniquement si vous activez la confirmation WhatsApp sur la page IA WhatsApp.

Les rappels sont désactivés par défaut. Pour les activer, ouvrez Paramètres de l’espace, allez dans l’onglet Notifications et repérez Appointment reminders. Activez SMS reminder, Email reminder ou les deux, puis indiquez combien d’heures avant le rendez-vous les envoyer (entre 1 et 168 ; 24 si le champ reste vide). Chaque rappel n’est envoyé qu’une fois par rendez-vous. Les rappels WhatsApp se règlent à part, sur la page IA WhatsApp, et nécessitent un modèle de message approuvé par Meta.

Si un client répond YES à un SMS de rendez-vous, son prochain rendez-vous planifié passe au statut Confirmé.

Le lien en libre-service du client

Le lien présent dans les SMS de confirmation et de rappel ouvre une page simple — sans connexion — avec l’heure et les détails du rendez-vous, et deux boutons : Reschedule et Cancel appointment. Le report n’affiche que les créneaux réellement libres à la date choisie. Quand un client reporte ou annule, l’entreprise est prévenue, et un client qui a reporté reçoit un nouveau SMS de confirmation. Seuls les rendez-vous à venir encore planifiés ou confirmés peuvent être modifiés ; sinon, la page invite le client à contacter directement l’entreprise.

Gérer votre planning

Dans Planning, sélectionnez Nouveau rendez-vous pour en ajouter un vous-même : saisissez un titre, une date et une heure ainsi qu’une durée, puis sélectionnez Réserver. Pour choisir un horaire forcément libre, indiquez une date, sélectionnez Trouver des créneaux disponibles et cliquez sur un créneau. Chaque ligne propose des actions rapides : Confirmer, Terminer, Absence, Reprogrammer et Annuler.

Questions fréquentes

Pourquoi l’IA ne propose-t-elle pas de rendez-vous au téléphone ?

Vérifiez que L’IA prend les réservations pendant les appels est activé, qu’un Type d’entreprise est choisi dans Configuration des réservations et que Disponibilité comporte des heures ouvertes le jour souhaité. Si Rendez-vous affiche un cadenas dans la barre latérale, votre forfait n’inclut pas la réservation.

Les rappels partent-ils automatiquement ?

Pas tant que vous ne les avez pas activés. Les confirmations partent dès la réservation, mais les rappels par SMS et par e-mail sont désactivés par défaut et s’activent dans Paramètres de l’espace > Notifications.

Les clients peuvent-ils annuler ou reporter sans appeler ?

Oui. Le lien dans leurs SMS de confirmation et de rappel leur permet de choisir un nouveau créneau libre ou d’annuler, et vous êtes prévenu dans les deux cas.

Chaque membre du personnel peut-il avoir ses propres horaires ?

Oui. Ajoutez chaque personne comme élément réservable, puis utilisez le bouton Horaires pour lui attribuer ses heures de travail et sa durée de créneau.