Horaires et transferts

Indiquez à votre AI receptionist vos horaires d'ouverture, la marche à suivre pour les appels reçus en dehors de ces heures, et les services ou personnes vers lesquels il peut transférer un appelant.

Tout ce qui figure sur cette page se trouve sous Settings. Les horaires d'ouverture et le comportement en dehors des heures d'ouverture se règlent dans l'onglet Business Hours ; les transferts d'appels se configurent dans l'onglet Numbers & Routing. Vos modifications prennent effet après avoir appuyé sur Save Settings.

1. Définissez d'abord votre fuseau horaire

Dans l'onglet General, choisissez votre Primary Timezone. C'est ce qui régit les vérifications des horaires d'ouverture et la planification — l'IA compare l'heure de l'appelant à vos horaires d'ouverture dans ce fuseau horaire. Si vos horaires semblent s'appliquer au mauvais moment de la journée, le fuseau horaire en est presque toujours la cause.

2. Définissez vos horaires d'ouverture

Dans l'onglet Business Hours, vous verrez une ligne pour chaque jour de la semaine, du lundi au dimanche. Pour chaque jour, vous pouvez soit le marquer comme Closed, soit définir une heure d'ouverture et de fermeture.

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   Ouvrez Settings et choisissez l'onglet Business Hours.
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   Pour chaque jour d'ouverture, définissez les heures d'ouverture et de fermeture (par exemple, de 09:00 à 17:00).
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   Marquez les jours de fermeture — comme les week-ends — en tant que Closed.
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   Appuyez sur Save Settings.

Tout appel reçu un jour de fermeture, ou en dehors de la plage d'ouverture un jour ouvré, est traité comme un appel hors des heures d'ouverture et géré selon le comportement que vous choisissez ensuite.

3. Choisissez votre comportement en dehors des heures d'ouverture

Toujours dans l'onglet Business Hours, la section After-Hours Behavior détermine ce qui se passe lorsqu'un appel arrive en dehors de vos horaires d'ouverture. Choisissez l'une des quatre options :

• Take a voicemail — l'appelant peut laisser un message que vous consulterez plus tard.
• Play a message and hang up — l'IA énonce votre message d'absence, puis met fin à l'appel.
• Run agent with limited capabilities — l'IA répond quand même, mais avec un périmètre réduit adapté aux heures de fermeture.
• Forward to personal phone — l'appel est redirigé vers un numéro personnel au lieu d'être géré par l'IA.

Sous cette option, vous trouverez le champ After-Hours Message. Tout ce que vous saisissez ici est énoncé aux appelants en dehors des heures d'ouverture, alors restez chaleureux et clair — faites-leur savoir que vous êtes fermé et quand ils peuvent s'attendre à une réponse.

4. Configurez les transferts d'appels (services)

Parfois, un appelant a besoin de parler à une vraie personne. Dans l'onglet Numbers & Routing, la section Call Transfers (Departments) vous permet de lister les services ou les personnes précises vers lesquels l'IA est autorisée à transférer. Chaque règle se résume à un nom et un numéro de téléphone.

Lorsqu'un appelant demande à être mis en relation, l'IA rapproche sa demande de vos noms de service et le transfère vers le numéro correspondant. Ainsi, si vous ajoutez une règle nommée Sales, un appelant qui dit « Je voudrais parler au service commercial » y est acheminé ; une règle nommée Owner capte les appelants qui demandent le propriétaire.

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   Allez dans Settings et ouvrez l'onglet Numbers & Routing.
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   Dans Call Transfers (Departments), saisissez un Department Name — par exemple Owner ou Sales.
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   Saisissez le Phone Number que l'IA doit composer, au format international complet (par exemple +1234567890).
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   Appuyez sur Add Route. La règle apparaît dans votre liste, indiquant le nom et la destination du transfert.
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   Répétez l'opération pour chaque service ou personne, puis enregistrez.

Vous pouvez supprimer une règle à tout moment depuis cette même liste. Si vous n'avez pas encore ajouté de règle, la section indique qu'aucune règle de transfert n'est configurée — jusque-là, l'IA ne transférera pas les appels vers l'extérieur.

Comment tout cela s'articule

• Votre fuseau horaire définit ce que signifie « maintenant » pour chaque vérification des horaires.
• Vos horaires d'ouverture déterminent si un appel a lieu pendant ou en dehors des heures d'ouverture.
• Votre comportement en dehors des heures d'ouverture détermine ce qu'il advient des appels reçus lorsque vous êtes fermé.
• Vos services de transfert permettent à l'IA de mettre en relation tout appelant en heures d'ouverture avec la bonne personne ou équipe.