Departamentos y enrutamiento

Los Departamentos le indican a tu recepcionista con IA qué áreas de tu negocio pueden necesitar quienes llaman, cómo saber cuál quiere cada persona y si la IA la atiende ella misma o transfiere la llamada a alguien. Úsalos cuando recibes llamadas para distintos equipos, como ventas, soporte o facturación.

Dónde encontrarlos

Abre Departamentos en la barra lateral, dentro de Teléfono y enrutamiento. Es el único lugar donde se editan las transferencias de llamadas. La sección Transferencias de llamadas (Departamentos) de Ajustes del espacio solo muestra tus rutas, con un enlace a esta página.

Cómo dirige la IA cada llamada

Al principio de la llamada, tu recepcionista averigua qué departamento necesita la persona: por lo que dice o, si de verdad no está claro, ofreciendo un breve menú hablado como «¿Llama por ventas, soporte o facturación?». Si la persona nombra un departamento o su extensión, la IA la lleva allí directamente, sin menú.

Cada departamento se gestiona de una de estas dos formas:

• La IA lo gestiona — la recepcionista atiende a la persona, centrada en ese departamento y usando la información que le das.
• Transferir a una persona — la recepcionista transfiere la llamada al número que hayas indicado para ese departamento.

Añadir un departamento

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   Abre Departamentos y pulsa Añadir departamento.
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   Escribe el nombre del departamento, por ejemplo Ventas.
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   Describe de qué se ocupa. Una descripción clara ayuda a la IA a dirigir bien las llamadas.
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   Si quieres, rellena Cuándo dirigir aquí a quien llama (opcional), por ejemplo «Pregunta por precios, presupuestos o quiere comprar».
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   Elige La IA lo gestiona o Transferir a una persona y completa los campos de esa opción (ver abajo).
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   Pulsa Guardar. El botón muestra Guardado cuando los cambios se han guardado.

Campos de «La IA lo gestiona»

• Gestionado por el agente (opcional) — elige uno de tus agentes o deja Lo gestiona la recepción principal. La llamada sigue con el agente que contestó; elegir un agente le indica que adopte el enfoque de ese agente para este departamento.
• Información del departamento que usa la IA (horario, precios, políticas, cómo gestionarlo) — todo lo que la IA debe saber para este departamento, como qué datos pedir y cuánto cobras.

Campos de «Transferir a una persona»

• Desviar las llamadas a este número — escribe el número en formato internacional completo, empezando por + y el prefijo del país. Debajo, Se marcará: muestra exactamente el número al que llamará la IA.
• Extensión (opcional) — una extensión corta que pueden pedir quienes llaman, por ejemplo 2.

Conviene saber

• Las rutas de transferencia que ya existían aparecen aquí como departamentos Transferir a una persona, así que guardar nunca las borra.
• Si ves «Departamentos guardados, pero falló la sincronización del enrutamiento de transferencias. Guarda de nuevo.», pulsa Guardar otra vez para que las transferencias usen tus números más recientes.
• Solo los propietarios y administradores del espacio pueden cambiar los departamentos.
• El horario y el comportamiento fuera de horario se configuran aparte. Consulta Gestión de llamadas.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia de las transferencias en Ajustes?

Muestran las mismas rutas. Se editan en Departamentos; la sección Transferencias de llamadas (Departamentos) de Ajustes del espacio es una lista de solo lectura con un enlace a esta página.

¿«Gestionado por el agente» pasa la llamada a otro agente?

No. El agente que contestó conserva la llamada. Elegir un agente le indica que trate este departamento como lo haría ese agente.

¿Necesito departamentos?

No. Si no añades ninguno, tu recepcionista simplemente no ofrece un menú de departamentos. Son más útiles cuando distintas personas o temas requieren un trato distinto.

¿Un departamento puede tener su propia información?

Sí. En un departamento La IA lo gestiona, escribe el horario, los precios y las normas de ese equipo en el campo de información. Para datos generales de tu negocio, usa tu base de conocimiento.