Horario y transferencias

Indica a tu AI receptionist cuándo estás abierto, qué hacer con las llamadas que llegan fuera del horario y a qué departamentos o personas puede transferir a quien llama.

Todo lo que aparece en esta página se encuentra en Settings. El horario de apertura y el comportamiento fuera de horario están en la pestaña Business Hours; las transferencias de llamadas están en la pestaña Numbers & Routing. Tus cambios surten efecto después de pulsar Save Settings.

1. Configura primero tu zona horaria

En la pestaña General, elige tu Primary Timezone. Esto es lo que controla las comprobaciones de horario comercial y la programación — la IA compara la hora de quien llama con tu horario de apertura en esta zona horaria. Si tu horario parece aplicarse a la hora equivocada del día, la zona horaria es casi siempre el motivo.

TipConfigura la zona horaria una sola vez, desde el principio. Cada decisión de abierto o cerrado que toma tu IA depende de ella.

2. Establece tu horario comercial

En la pestaña Business Hours verás una fila para cada día de la semana, de lunes a domingo. Para cada día puedes marcarlo como Closed o establecer una hora de apertura y de cierre.

1
Abre Settings y elige la pestaña Business Hours.
2
Para cada día que abras, establece las horas de apertura y cierre (por ejemplo, de 09:00 a 17:00).
3
Marca los días que no abres — como los fines de semana — como Closed.
4
Pulsa Save Settings.

Cualquier llamada que llegue en un día cerrado, o fuera de la franja de apertura a cierre en un día abierto, se trata como fuera de horario y se gestiona según el comportamiento que elijas a continuación.

3. Elige tu comportamiento fuera de horario

Aún en la pestaña Business Hours, la sección After-Hours Behavior decide qué ocurre cuando entra una llamada fuera de tu horario comercial. Elige una de las cuatro opciones:

Take a voicemail — quien llama puede dejar un mensaje que revisas más tarde.
Play a message and hang up — la IA reproduce tu mensaje fuera de horario y luego finaliza la llamada.
Run agent with limited capabilities — la IA sigue respondiendo, pero con un alcance reducido adecuado para fuera de horario.
Forward to personal phone — la llamada se desvía a un número personal en lugar de ser gestionada por la IA.

Debajo de la opción encontrarás el cuadro After-Hours Message. Todo lo que escribas aquí se le dice a quienes llaman fuera del horario comercial, así que mantenlo cálido y claro — hazles saber que estás cerrado y cuándo pueden esperar una respuesta.

NoteUn buen mensaje predeterminado sería algo así: «Actualmente estamos cerrados. Deja un mensaje y te devolveremos la llamada durante el horario comercial.»

4. Configura las transferencias de llamadas (departamentos)

A veces quien llama necesita hablar con una persona real. En la pestaña Numbers & Routing, la sección Call Transfers (Departments) te permite enumerar los departamentos o las personas concretas a las que la IA puede transferir. Cada regla es simplemente un nombre y un número de teléfono.

Cuando quien llama pide que le pasen con alguien, la IA relaciona su petición con los nombres de tus departamentos y lo transfiere al número correspondiente. Así, si añades una regla llamada Sales, quien diga «Quiero hablar con el departamento comercial» se enruta ahí; una regla llamada Owner capta a quienes preguntan por el propietario.

1
Ve a Settings y abre la pestaña Numbers & Routing.
2
En Call Transfers (Departments), introduce un Department Name — por ejemplo Owner o Sales.
3
Introduce el Phone Number que la IA debe marcar, en formato internacional completo (por ejemplo +1234567890).
4
Pulsa Add Route. Aparecerá en tu lista, mostrando el nombre y a dónde transfiere.
5
Repite para cada departamento o persona y luego guarda.

TipNombra los departamentos tal como los llaman realmente tus clientes — «Facturación», «Soporte», «Recepción» — para que la IA pueda relacionar una petición hablada con la regla correcta.

Puedes eliminar una regla en cualquier momento desde esa misma lista. Si aún no has añadido ninguna regla, la sección muestra que no hay reglas de transferencia configuradas — hasta entonces, la IA no transferirá llamadas al exterior.

Cómo encaja todo

Tu zona horaria decide qué significa «ahora» en cada comprobación de horario.
Tu horario comercial decide si una llamada está dentro o fuera de horario.
Tu comportamiento fuera de horario decide qué ocurre con las llamadas que llegan cuando estás cerrado.
Tus departamentos de transferencia permiten a la IA pasar a cualquier llamada en horario a la persona o el equipo adecuados.