Afdelingen en routering

Afdelingen vertellen je AI-receptionist welke delen van je bedrijf bellers nodig kunnen hebben, hoe hij herkent welk deel een beller wil, en of de AI zelf helpt of het gesprek doorverbindt met een persoon. Gebruik ze als er gesprekken binnenkomen voor verschillende teams, zoals verkoop, support of facturering.

Waar je ze vindt

Open Afdelingen in de zijbalk, onder Telefonie en routering. Dit is de enige plek waar je doorverbindingen bewerkt. Het onderdeel Doorverbindingen (Afdelingen) in de Werkruimte-instellingen toont je routes alleen, met een link naar deze pagina.

Hoe de AI een beller routeert

Vroeg in het gesprek bepaalt je receptionist welke afdeling de beller nodig heeft — op basis van wat diegene zegt of, als het echt onduidelijk is, met een kort gesproken menu zoals “Belt u over verkoop, support of facturering?” Noemt een beller een afdeling of het toestelnummer, dan gaat de AI er direct heen, zonder menu.

Elke afdeling wordt op een van twee manieren afgehandeld:

• De AI handelt het af — de receptionist helpt de beller zelf, gericht op die afdeling en met de afdelingsinfo die je opgeeft.
• Doorverbinden naar een persoon — de receptionist verbindt het gesprek door naar het telefoonnummer dat je voor die afdeling instelt.

Een afdeling toevoegen

1. 1
   Open Afdelingen en kies Afdeling toevoegen.
2. 2
   Typ de naam van de afdeling, bijvoorbeeld Verkoop.
3. 3
   Beschrijf wat deze afdeling afhandelt. Een duidelijke beschrijving helpt de AI correct te routeren.
4. 4
   Vul eventueel Wanneer een beller hierheen routeren (optioneel) in, bijvoorbeeld “Beller vraagt naar prijzen of offertes, of wil kopen”.
5. 5
   Kies De AI handelt het af of Doorverbinden naar een persoon en vul de velden voor die keuze in (zie hieronder).
6. 6
   Kies Opslaan. De knop toont Opgeslagen zodra je wijzigingen zijn bewaard.

Velden voor “De AI handelt het af”

• Afgehandeld door agent (optioneel) — kies een van je agents of laat De hoofdreceptie handelt het af staan. Het gesprek blijft bij de agent die opnam; met de keuze laat je hem voor deze afdeling de focus van die agent volgen.
• Afdelingsinfo die de AI gebruikt (openingstijden, prijzen, beleid, afhandeling) — alles wat de AI voor deze afdeling moet weten, zoals welke gegevens hij moet vragen en wat je rekent.

Velden voor “Doorverbinden naar een persoon”

• Gesprekken doorschakelen naar dit nummer — voer het nummer in volledig internationaal formaat in, beginnend met + en de landcode. Onder het veld toont Er wordt gebeld: precies het nummer dat de AI belt.
• Toestel (optioneel) — een kort toestelnummer waar bellers om kunnen vragen, bijvoorbeeld 2.

Goed om te weten

• Bestaande doorverbindroutes verschijnen hier als afdelingen van het type Doorverbinden naar een persoon, zodat opslaan ze nooit wist.
• Zie je “Afdelingen opgeslagen, maar het synchroniseren van de doorschakelroutering is mislukt. Sla opnieuw op.”, kies dan nog een keer Opslaan zodat doorverbindingen je nieuwste nummers gebruiken.
• Alleen eigenaren en beheerders van de werkruimte kunnen afdelingen wijzigen.
• Openingstijden en het gedrag buiten kantooruren stel je apart in. Zie Gespreksafhandeling.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil met Doorverbindingen in de instellingen?

Ze tonen dezelfde routes. Je bewerkt ze op Afdelingen; het onderdeel Doorverbindingen (Afdelingen) in de Werkruimte-instellingen is een alleen-lezenlijst met een link naar deze pagina.

Zet “Afgehandeld door agent” het gesprek over naar een andere agent?

Nee. De agent die opnam, houdt het gesprek. Met de keuze laat je hem deze afdeling afhandelen zoals die agent dat zou doen.

Heb ik afdelingen nodig?

Nee. Zonder afdelingen biedt je receptionist gewoon geen afdelingsmenu aan. Ze helpen vooral als verschillende mensen of onderwerpen een andere aanpak vragen.

Kan een afdeling eigen informatie hebben?

Ja. Zet bij een afdeling van het type De AI handelt het af de openingstijden, prijzen en regels van dat team in het infoveld. Voor algemene informatie over je bedrijf gebruik je je kennisbank.