Openingstijden & doorverbinden

Vertel je AI receptionist wanneer je open bent, wat er moet gebeuren met oproepen die buiten openingstijden binnenkomen, en naar welke afdelingen of personen hij een beller mag doorverbinden.

Alles op deze pagina staat onder Settings. Openingstijden en gedrag buiten openingstijden vind je op het tabblad Business Hours; doorverbindingen staan op het tabblad Numbers & Routing. Je wijzigingen worden van kracht nadat je op Save Settings hebt gedrukt.

1. Stel eerst je tijdzone in

Kies op het tabblad General je Primary Timezone. Dit bepaalt de controle van openingstijden en de planning — de AI vergelijkt de tijd van de beller met je openingstijden in deze tijdzone. Als je tijden op het verkeerde moment van de dag lijken te gelden, is de tijdzone bijna altijd de oorzaak.

2. Stel je openingstijden in

Op het tabblad Business Hours zie je een rij voor elke dag van de week, van maandag tot en met zondag. Voor elke dag kun je hem markeren als Closed of een openings- en sluitingstijd instellen.

1. 1
   Open Settings en kies het tabblad Business Hours.
2. 2
   Stel voor elke dag dat je open bent de openings- en sluitingstijd in (bijvoorbeeld 09:00 tot 17:00).
3. 3
   Markeer dagen dat je niet open bent — zoals weekenden — als Closed.
4. 4
   Druk op Save Settings.

Elke oproep die binnenkomt op een gesloten dag, of buiten het venster van openen tot sluiten op een open dag, wordt behandeld als buiten openingstijden en afgehandeld volgens het gedrag dat je hierna kiest.

3. Kies je gedrag buiten openingstijden

Nog steeds op het tabblad Business Hours bepaalt de sectie After-Hours Behavior wat er gebeurt wanneer een oproep buiten je openingstijden binnenkomt. Kies een van de vier opties:

• Take a voicemail — de beller kan een bericht achterlaten dat je later bekijkt.
• Play a message and hang up — de AI spreekt je bericht voor buiten openingstijden uit en beëindigt daarna de oproep.
• Run agent with limited capabilities — de AI beantwoordt nog steeds, maar met een beperkte reikwijdte die geschikt is voor buiten openingstijden.
• Forward to personal phone — de oproep wordt doorgestuurd naar een persoonlijk nummer in plaats van door de AI te worden afgehandeld.

Onder de optie vind je het vak After-Hours Message. Alles wat je hier typt, wordt uitgesproken tegen bellers buiten openingstijden, dus houd het warm en duidelijk — laat ze weten dat je gesloten bent en wanneer ze een reactie kunnen verwachten.

4. Configureer doorverbindingen (afdelingen)

Soms heeft een beller een echt persoon nodig. Op het tabblad Numbers & Routing kun je in de sectie Call Transfers (Departments) de afdelingen of specifieke personen opsommen waarnaar de AI mag doorverbinden. Elke route is simpelweg een naam en een telefoonnummer.

Wanneer een beller vraagt om te worden doorverbonden, koppelt de AI hun verzoek aan je afdelingsnamen en verbindt hen door naar het bijbehorende nummer. Dus als je een route toevoegt met de naam Sales, wordt een beller die zegt “Ik wil graag de verkoopafdeling spreken” daarheen geleid; een route met de naam Owner vangt bellers op die naar de eigenaar vragen.

1. 1
   Ga naar Settings en open het tabblad Numbers & Routing.
2. 2
   Voer in Call Transfers (Departments) een Department Name in — bijvoorbeeld Owner of Sales.
3. 3
   Voer het Phone Number in dat de AI moet bellen, in volledig internationaal formaat (bijvoorbeeld +1234567890).
4. 4
   Druk op Add Route. De route verschijnt in je lijst en toont de naam en waarnaar hij doorverbindt.
5. 5
   Herhaal dit voor elke afdeling of persoon en sla vervolgens op.

Je kunt een route op elk moment uit dezelfde lijst verwijderen. Als je nog geen routes hebt toegevoegd, toont de sectie dat er geen doorverbindroutes zijn geconfigureerd — tot dan verbindt de AI geen oproepen naar buiten door.

Hoe alles samenkomt

• Je tijdzone bepaalt wat “nu” betekent voor elke controle van openingstijden.
• Je openingstijden bepalen of een oproep binnen of buiten openingstijden valt.
• Je gedrag buiten openingstijden bepaalt wat er gebeurt met oproepen die binnenkomen wanneer je gesloten bent.
• Je doorverbindafdelingen stellen de AI in staat om elke beller binnen openingstijden aan de juiste persoon of het juiste team over te dragen.