Afspraken en herinneringen

Op de pagina Afspraken komen de boekingen van je AI binnen en bepaal je wat er wanneer geboekt kan worden. Je AI boekt op basis van je echte beschikbaarheid via de telefoon, de websitechat en WhatsApp, en klanten krijgen een bevestiging met een link om zelf te verzetten of te annuleren.

Waar je het vindt

Open Afspraken in de zijbalk. Omvat je abonnement geen afsprakenboeking, dan toont het item een slotje en biedt de pagina in plaats daarvan een upgrade aan. Er zijn vijf tabbladen:

• Agenda — alle afspraken, gegroepeerd per dag, met snelle datumbereiken, een statusfilter en een zoekveld.
• Boekbare items — het personeel, de tafels, kamers, werkplekken of diensten waarop de AI boekt.
• Beschikbaarheid — de uren waarin de AI mag boeken, plus gesloten dagen en feestdagen.
• Boekingsinstellingen — bedrijfstype, de AI-boekingsschakelaar, standaardduur, buffer, slotreservering en boekingsvragen.
• Widget — de Book Now-knop voor je website, uitgelegd in Online Booking Widget.

Boeken instellen

1. 1
   Kies onder Boekingsinstellingen je Bedrijfstype. Dat bepaalt hoe de AI boekt: een restaurant boekt tafels, een hotel kamers, een salon een medewerker. Je kunt dit altijd aanpassen.
2. 2
   Controleer of AI neemt boekingen aan tijdens gesprekken aan staat. Zet je het uit, dan biedt de AI geen boekingen aan en neemt er ook geen aan.
3. 3
   Stel Standaardduur afspraak (min) en Buffer tussen afspraken (min) in. De buffer is een tijd die na elke afspraak vrij blijft.
4. 4
   Stel onder Beschikbaarheid per dag de uren in waarop de AI mag boeken. Gebruik Uren toevoegen (gesplitste dienst) voor een lunchpauze en selecteer daarna Opslaan.
5. 5
   Voeg onder Gesloten dagen & feestdagen de dagen toe waarop je dicht bent. Vul de tweede datum in voor een periode, zoals een vakantieweek. De AI, de boekingswidget en handmatig boeken slaan deze dagen allemaal over.
6. 6
   Optioneel: voeg onder Boekbare items elke resource toe met een naam, een type (Service, Personeel, Tafel, Kamer of Vak) en een capaciteit, en selecteer Toevoegen.

Werktijden en slotduur per resource

Elk boekbaar item heeft een knop Werktijden. De werktijden en slotduur die je daar instelt, vervangen je openingstijden alleen voor dat item — handig als een behandelaar op andere dagen werkt. Met capaciteit kan één item meerdere boekingen tegelijk aannemen (bijvoorbeeld 10 tafels). Neem je alleen eenvoudige afspraken één voor één aan, dan kun je boekbare items overslaan. Items kunnen ook een beschrijving, een prijs (per boeking, per persoon, per nacht of per uur) en een aantal plaatsen hebben.

Boekingsvragen en extra's

Zet onder Boekingsvragen & extra's de vragen die de AI bij een boeking moet stellen (markeer verplichte vragen) en de extra's die de AI kan aanbieden, eventueel met een prijs. Antwoorden en gekozen extra's worden voor je team opgeslagen in de boekingsnotities.

Hoe de AI boekt

Tijdens een gesprek controleert de AI de werkelijk vrije tijden — je openingstijden, slotduur, gesloten dagen en bestaande boekingen — en boekt de tijd waarmee de beller instemt. Buiten je openingstijden of op een gesloten dag boekt de AI niet.

Zet Reserveer het slot vóór bevestiging aan als je wilt dat de AI de tijd vasthoudt terwijl de gegevens van de beller worden verzameld, en pas daarna bevestigt. Zo kunnen twee bellers niet hetzelfde slot pakken en zegt de AI nooit “bevestigd” voordat de boeking vastligt. Dit staat standaard uit en is aan te raden bij drukke agenda’s of beperkte capaciteit.

Je Website Chat en je WhatsApp-AI kunnen ook in het gesprek boeken zodra de boekingswidget is ingesteld en ingeschakeld op het tabblad Widget.

Bevestigingen en herinneringen

Zodra een afspraak is geboekt, stuurt Good2Go de klant automatisch een bevestiging:

• Sms — als de klant een telefoonnummer heeft en zich niet heeft afgemeld voor sms. Het bericht bevat de selfservicelink. Je kunt de standaardtekst vervangen door je eigen sjabloon voor afspraakbevestigingen.
• E-mail — als het contact van de klant een e-mailadres heeft en e-mail versturen beschikbaar is voor je werkruimte.
• WhatsApp — alleen als je de WhatsApp-bevestiging aanzet op de pagina WhatsApp-AI.

Herinneringen staan standaard uit. Om ze aan te zetten, open je Werkruimte-instellingen, ga je naar het tabblad Meldingen en zoek je Appointment reminders. Zet SMS reminder, Email reminder of allebei aan en vul in hoeveel uur vóór de afspraak ze verstuurd worden (tussen 1 en 168; 24 als je het leeg laat). Elke herinnering gaat één keer per afspraak uit. WhatsApp-herinneringen stel je apart in op de pagina WhatsApp-AI; daarvoor heb je een door Meta goedgekeurd berichtsjabloon nodig.

Antwoordt een klant YES op een afspraak-sms, dan wordt de eerstvolgende geplande afspraak op Bevestigd gezet.

De selfservicelink voor klanten

De link in bevestigings- en herinnerings-sms’jes opent een eenvoudige pagina — zonder inloggen — met het tijdstip en de details van de afspraak en twee knoppen: Reschedule en Cancel appointment. Bij verzetten worden alleen echt vrije tijden voor de gekozen datum getoond. Als een klant verzet of annuleert, krijgt het bedrijf een melding, en wie verzet krijgt een nieuwe bevestigings-sms. Wijzigen kan alleen bij komende afspraken die nog gepland of bevestigd zijn; anders vraagt de pagina de klant om rechtstreeks contact op te nemen met het bedrijf.

Je agenda beheren

Selecteer in Agenda de knop Nieuwe afspraak om er zelf een toe te voegen: vul een titel, datum en tijd en een duur in en selecteer Boeken. Wil je een tijd die zeker vrij is, kies dan een datum, selecteer Vrije tijden zoeken en klik op een slot. Elke rij heeft snelle acties: Bevestigen, Afronden, Niet verschenen, Verzetten en Annuleren.

Veelgestelde vragen

Waarom biedt de AI geen afspraken aan tijdens gesprekken?

Controleer of AI neemt boekingen aan tijdens gesprekken aan staat, of er onder Boekingsinstellingen een Bedrijfstype is gekozen en of Beschikbaarheid open uren heeft op de gewenste dag. Toont Afspraken een slotje in de zijbalk, dan omvat je abonnement geen boekingen.

Worden herinneringen automatisch verstuurd?

Pas als je ze aanzet. Bevestigingen gaan uit bij elke boeking, maar sms- en e-mailherinneringen staan standaard uit en zet je aan onder Werkruimte-instellingen > Meldingen.

Kunnen klanten annuleren of verzetten zonder te bellen?

Ja. Via de link in hun bevestigings- en herinnerings-sms’jes kiezen ze een nieuwe vrije tijd of annuleren ze, en jij krijgt in beide gevallen een melding.

Kan elke medewerker eigen werktijden hebben?

Ja. Voeg medewerkers toe als boekbare items en stel met de knop Werktijden bij elk item eigen werktijden en een eigen slotduur in.