Termine und Erinnerungen

Auf der Seite Termine landen die Buchungen Ihrer KI, und hier legen Sie fest, was wann gebucht werden kann. Die KI bucht nach Ihrer echten Verfügbarkeit am Telefon, im Website-Chat und auf WhatsApp, und Ihre Kunden erhalten eine Bestätigung mit einem Link, über den sie selbst verschieben oder absagen können.

Wo Sie die Seite finden

Öffnen Sie Termine in der Seitenleiste. Enthält Ihr Tarif keine Terminbuchung, zeigt der Eintrag ein Schloss-Symbol und die Seite bietet stattdessen ein Upgrade an. Sie hat fünf Tabs:

• Terminplan — alle Termine, nach Tagen gruppiert, mit schnellen Zeiträumen, einem Statusfilter und einer Suche.
• Buchbare Elemente — Personal, Tische, Räume, Boxen oder Services, auf die die KI bucht.
• Verfügbarkeit — die Zeiten, in denen die KI buchen darf, dazu geschlossene Tage und Feiertage.
• Buchungseinrichtung — Unternehmensart, der KI-Buchungsschalter, Standarddauer, Puffer, Reservierung des Zeitfensters und Buchungsfragen.
• Widget — der Book Now-Button für Ihre Website, beschrieben unter Online Booking Widget.

Buchung einrichten

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   Wählen Sie unter Buchungseinrichtung Ihre Unternehmensart. Sie bestimmt, wie die KI bucht: Ein Restaurant bucht Tische, ein Hotel Zimmer, ein Salon Mitarbeitende. Sie können das jederzeit ändern.
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   Prüfen Sie, ob KI nimmt Buchungen bei Anrufen entgegen eingeschaltet ist. Ist es aus, bietet die KI keine Buchungen an und nimmt auch keine entgegen.
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   Legen Sie Standard-Termindauer (Min.) und Puffer zwischen Terminen (Min.) fest. Der Puffer ist eine Lücke, die nach jedem Termin frei bleibt.
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   Legen Sie unter Verfügbarkeit für jeden Tag die buchbaren Zeiten fest. Nutzen Sie Zeiten hinzufügen (geteilte Schicht) für eine Mittagspause und wählen Sie dann Speichern.
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   Tragen Sie unter Geschlossene Tage & Feiertage Ihre Schließtage ein. Mit dem zweiten Datum geben Sie einen Zeitraum an, etwa eine Urlaubswoche. Die KI, das Buchungs-Widget und die manuelle Buchung überspringen diese Tage.
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   Optional: Fügen Sie unter Buchbare Elemente jede Ressource mit Namen, Typ (Service, Personal, Tisch, Raum oder Box) und Kapazität hinzu und wählen Sie Hinzufügen.

Zeiten und Slot-Länge pro Ressource

Jedes buchbare Element hat einen Button Zeiten. Die dort festgelegten Arbeitszeiten und Slot-Längen ersetzen Ihre Geschäftszeiten nur für dieses Element — praktisch, wenn eine Fachkraft an anderen Tagen arbeitet. Mit der Kapazität kann ein Element mehrere Buchungen gleichzeitig aufnehmen (zum Beispiel 10 Tische). Wenn Sie nur einfache Termine nacheinander vergeben, können Sie auf buchbare Elemente verzichten. Elemente können zudem eine Beschreibung, einen Preis (pro Buchung, pro Person, pro Nacht oder pro Stunde) und eine Platzanzahl haben.

Buchungsfragen und Add-ons

Unter Buchungsfragen & Add-ons legen Sie fest, welche Fragen die KI bei einer Buchung stellt (Pflichtfragen können Sie markieren) und welche Add-ons sie anbieten kann, optional mit Preis. Antworten und gewählte Add-ons werden für Ihr Team in den Buchungsnotizen gespeichert.

So bucht die KI

Während eines Anrufs prüft die KI die tatsächlich freien Zeiten — Ihre Öffnungszeiten, die Slot-Länge, geschlossene Tage und bestehende Buchungen — und bucht die Zeit, der der Anrufer zustimmt. Außerhalb Ihrer Zeiten oder an Schließtagen bucht sie nicht.

Schalten Sie Zeitfenster vor der Bestätigung reservieren ein, wenn die KI die Zeit reservieren soll, während sie die Daten des Anrufers aufnimmt, und erst danach bestätigt. So können sich nicht zwei Anrufer denselben Slot sichern, und die KI sagt nie „bestätigt“, bevor die Buchung feststeht. Die Option ist standardmäßig aus und wird für ausgelastete Terminpläne oder begrenzte Kapazität empfohlen.

Ihr Website Chat und Ihre WhatsApp-KI können ebenfalls direkt im Gespräch buchen, sobald das Buchungs-Widget im Tab Widget eingerichtet und aktiviert ist.

Bestätigungen und Erinnerungen

Sobald ein Termin gebucht ist, sendet Good2Go dem Kunden automatisch eine Bestätigung:

• SMS — wenn der Kunde eine Telefonnummer hat und SMS nicht abbestellt hat. Sie enthält den Self-Service-Link. Den Standardtext können Sie durch Ihre eigene Vorlage für Terminbestätigungen ersetzen.
• E-Mail — wenn der Kontakt des Kunden eine E-Mail-Adresse hat und der E-Mail-Versand für Ihren Arbeitsbereich verfügbar ist.
• WhatsApp — nur, wenn Sie die WhatsApp-Bestätigung auf der Seite WhatsApp-KI einschalten.

Erinnerungen sind standardmäßig aus. Zum Einschalten öffnen Sie Arbeitsbereich-Einstellungen, wechseln zum Tab Benachrichtigungen und suchen Appointment reminders. Aktivieren Sie SMS reminder, Email reminder oder beides und geben Sie an, wie viele Stunden vor dem Termin sie gesendet werden (zwischen 1 und 168; 24, wenn das Feld leer bleibt). Jede Erinnerung wird pro Termin nur einmal verschickt. WhatsApp-Erinnerungen richten Sie separat auf der Seite WhatsApp-KI ein; sie benötigen eine von Meta genehmigte Nachrichtenvorlage.

Antwortet ein Kunde auf eine Termin-SMS mit YES, wird sein nächster geplanter Termin auf Bestätigt gesetzt.

Der Self-Service-Link für Kunden

Der Link in Bestätigungs- und Erinnerungs-SMS öffnet eine einfache Seite — ohne Anmeldung — mit Terminzeit, Details und zwei Buttons: Reschedule und Cancel appointment. Beim Verschieben werden nur tatsächlich freie Zeiten für das gewählte Datum angezeigt. Wenn ein Kunde verschiebt oder absagt, wird das Unternehmen benachrichtigt, und wer verschoben hat, erhält eine neue Bestätigungs-SMS. Änderungen sind nur bei bevorstehenden Terminen möglich, die noch geplant oder bestätigt sind; andernfalls bittet die Seite den Kunden, sich direkt an das Unternehmen zu wenden.

Ihren Terminplan verwalten

Wählen Sie im Terminplan Neuer Termin, um selbst einen Termin anzulegen: Geben Sie Titel, Datum und Uhrzeit sowie die Dauer ein und wählen Sie Buchen. Für eine garantiert freie Zeit wählen Sie ein Datum, klicken auf Freie Zeiten finden und dann auf einen Slot. Jede Zeile bietet Schnellaktionen: Bestätigen, Abschließen, Nicht erschienen, Verschieben und Stornieren.

Häufige Fragen

Warum bietet die KI am Telefon keine Termine an?

Prüfen Sie, ob KI nimmt Buchungen bei Anrufen entgegen eingeschaltet ist, ob unter Buchungseinrichtung eine Unternehmensart gewählt ist und ob Verfügbarkeit für den gewünschten Tag offene Zeiten enthält. Zeigt Termine in der Seitenleiste ein Schloss-Symbol, enthält Ihr Tarif keine Buchung.

Werden Erinnerungen automatisch gesendet?

Erst, wenn Sie sie einschalten. Bestätigungen gehen bei jeder Buchung raus, SMS- und E-Mail-Erinnerungen sind jedoch standardmäßig aus und werden unter Arbeitsbereich-Einstellungen > Benachrichtigungen aktiviert.

Können Kunden ohne Anruf absagen oder verschieben?

Ja. Über den Link in ihren Bestätigungs- und Erinnerungs-SMS wählen sie eine neue freie Zeit oder sagen ab, und Sie werden in beiden Fällen benachrichtigt.

Kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eigene Zeiten haben?

Ja. Legen Sie sie als buchbare Elemente an und setzen Sie über den Button Zeiten bei jedem Element eigene Arbeitszeiten und Slot-Längen.