Geschäftszeiten & Weiterleitungen

Sagen Sie Ihrem AI receptionist, wann Sie geöffnet haben, was mit Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten geschehen soll und an welche Abteilungen oder Personen er einen Anrufer weiterleiten darf.

Alles auf dieser Seite befindet sich unter Settings. Öffnungszeiten und das Verhalten außerhalb der Geschäftszeiten finden Sie auf der Registerkarte Business Hours; Anrufweiterleitungen auf der Registerkarte Numbers & Routing. Ihre Änderungen werden wirksam, nachdem Sie auf Save Settings gedrückt haben.

1. Legen Sie zuerst Ihre Zeitzone fest

Wählen Sie auf der Registerkarte General Ihre Primary Timezone. Sie steuert die Prüfung der Geschäftszeiten und die Terminplanung — die KI vergleicht die Zeit des Anrufers mit Ihren Öffnungszeiten in dieser Zeitzone. Wenn Ihre Zeiten zur falschen Tageszeit zu gelten scheinen, ist fast immer die Zeitzone der Grund.

2. Legen Sie Ihre Öffnungszeiten fest

Auf der Registerkarte Business Hours sehen Sie eine Zeile für jeden Wochentag, von Montag bis Sonntag. Für jeden Tag können Sie ihn entweder als Closed markieren oder eine Öffnungs- und Schließzeit festlegen.

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   Öffnen Sie Settings und wählen Sie die Registerkarte Business Hours.
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   Legen Sie für jeden geöffneten Tag die Öffnungs- und Schließzeit fest (zum Beispiel 09:00 bis 17:00).
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   Markieren Sie Tage, an denen Sie nicht geöffnet haben — etwa Wochenenden — als Closed.
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   Drücken Sie auf Save Settings.

Jeder Anruf, der an einem geschlossenen Tag oder außerhalb des Öffnungsfensters an einem geöffneten Tag eingeht, wird als außerhalb der Geschäftszeiten behandelt und gemäß dem Verhalten bearbeitet, das Sie als Nächstes wählen.

3. Wählen Sie Ihr Verhalten außerhalb der Geschäftszeiten

Weiterhin auf der Registerkarte Business Hours entscheidet der Abschnitt After-Hours Behavior, was geschieht, wenn ein Anruf außerhalb Ihrer Geschäftszeiten eingeht. Wählen Sie eine von vier Optionen:

• Take a voicemail — der Anrufer kann eine Nachricht hinterlassen, die Sie später ansehen.
• Play a message and hang up — die KI spricht Ihre Ansage für außerhalb der Geschäftszeiten und beendet dann den Anruf.
• Run agent with limited capabilities — die KI antwortet weiterhin, jedoch mit eingeschränktem Umfang, der für Randzeiten geeignet ist.
• Forward to personal phone — der Anruf wird an eine persönliche Nummer weitergeleitet, statt von der KI bearbeitet zu werden.

Unter der Option finden Sie das Feld After-Hours Message. Was Sie hier eingeben, wird Anrufern außerhalb der Geschäftszeiten vorgelesen. Halten Sie es also herzlich und klar — lassen Sie sie wissen, dass Sie geschlossen haben und wann sie mit einer Rückmeldung rechnen können.

4. Richten Sie Anrufweiterleitungen ein (Abteilungen)

Manchmal braucht ein Anrufer eine echte Person. Auf der Registerkarte Numbers & Routing können Sie im Abschnitt Call Transfers (Departments) die Abteilungen oder bestimmten Personen auflisten, an die die KI weiterleiten darf. Jede Route besteht einfach aus einem Namen und einer Telefonnummer.

Wenn ein Anrufer darum bittet, durchgestellt zu werden, gleicht die KI seine Anfrage mit Ihren Abteilungsnamen ab und leitet ihn an die passende Nummer weiter. Wenn Sie also eine Route namens Sales anlegen, wird ein Anrufer, der sagt „Ich möchte mit dem Vertrieb sprechen“, dorthin geleitet; eine Route namens Owner fängt Anrufer ab, die nach dem Inhaber fragen.

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   Gehen Sie zu Settings und öffnen Sie die Registerkarte Numbers & Routing.
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   Geben Sie unter Call Transfers (Departments) einen Department Name ein — zum Beispiel Owner oder Sales.
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   Geben Sie die Phone Number ein, die die KI wählen soll, im vollständigen internationalen Format (zum Beispiel +1234567890).
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   Drücken Sie auf Add Route. Sie erscheint in Ihrer Liste und zeigt den Namen sowie das Weiterleitungsziel an.
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   Wiederholen Sie dies für jede Abteilung oder Person und speichern Sie dann.

Sie können eine Route jederzeit aus derselben Liste entfernen. Wenn Sie noch keine Routen hinzugefügt haben, zeigt der Abschnitt an, dass keine Weiterleitungsrouten konfiguriert sind — bis dahin leitet die KI keine Anrufe nach außen weiter.

Wie alles zusammenpasst

• Ihre Zeitzone bestimmt, was „jetzt“ für jede Zeitprüfung bedeutet.
• Ihre Öffnungszeiten bestimmen, ob ein Anruf innerhalb oder außerhalb der Geschäftszeiten liegt.
• Ihr Verhalten außerhalb der Geschäftszeiten bestimmt, was mit Anrufen geschieht, die eingehen, während Sie geschlossen haben.
• Ihre Weiterleitungsabteilungen ermöglichen es der KI, jeden Anrufer während der Geschäftszeiten an die richtige Person oder das richtige Team zu übergeben.