ساعات العمل والتحويلات

أخبر AI receptionist بمواعيد عملك، وبما ينبغي فعله بالمكالمات التي تصل خارج ساعات العمل، وبالأقسام أو الأشخاص الذين يمكنه تحويل المتصل إليهم.

كل ما في هذه الصفحة موجود ضمن Settings. تُضبط ساعات العمل والسلوك خارج ساعات العمل في علامة التبويب Business Hours؛ أما تحويلات المكالمات فتُضبط في علامة التبويب Numbers & Routing. تسري تغييراتك بعد الضغط على Save Settings.

1. حدّد منطقتك الزمنية أولًا

في علامة التبويب General، اختر Primary Timezone. هذا هو ما يتحكم في فحص ساعات العمل والجدولة — يقارن الذكاء الاصطناعي وقت المتصل بساعات عملك ضمن هذه المنطقة الزمنية. إذا بدا أن ساعات عملك تُطبَّق في وقت خاطئ من اليوم، فإن المنطقة الزمنية هي السبب في الغالب.

2. حدّد ساعات عملك

في علامة التبويب Business Hours سترى صفًا لكل يوم من أيام الأسبوع، من الاثنين إلى الأحد. لكل يوم يمكنك إما تمييزه على أنه Closed أو تحديد وقت الفتح والإغلاق.

1. 1
   افتح Settings واختر علامة التبويب Business Hours.
2. 2
   لكل يوم تكون فيه مفتوحًا، حدّد وقتي الفتح والإغلاق (على سبيل المثال، من 09:00 إلى 17:00).
3. 3
   ميّز الأيام التي لا تعمل فيها — مثل عطلات نهاية الأسبوع — على أنها Closed.
4. 4
   اضغط على Save Settings.

أي مكالمة تصل في يوم إغلاق، أو خارج نطاق الفتح حتى الإغلاق في يوم عمل، تُعامَل على أنها خارج ساعات العمل وتُدار وفق السلوك الذي تختاره بعد ذلك.

3. اختر سلوكك خارج ساعات العمل

لا تزال في علامة التبويب Business Hours، حيث يحدّد قسم After-Hours Behavior ما يحدث عندما تصل مكالمة خارج ساعات عملك. اختر واحدًا من أربعة خيارات:

• Take a voicemail — يمكن للمتصل ترك رسالة تراجعها لاحقًا.
• Play a message and hang up — يقرأ الذكاء الاصطناعي رسالتك الخاصة بما بعد ساعات العمل، ثم ينهي المكالمة.
• Run agent with limited capabilities — يظل الذكاء الاصطناعي يردّ، لكن بنطاق محدود يناسب أوقات خارج الدوام.
• Forward to personal phone — تُحوَّل المكالمة إلى رقم شخصي بدلًا من أن يتولاها الذكاء الاصطناعي.

أسفل الخيار ستجد مربع After-Hours Message. كل ما تكتبه هنا يُقرأ على المتصلين خارج ساعات العمل، لذا اجعله ودودًا وواضحًا — أعلِمهم بأنك مغلق وبموعد ردّك المتوقع.

4. اضبط تحويلات المكالمات (الأقسام)

أحيانًا يحتاج المتصل إلى شخص حقيقي. في علامة التبويب Numbers & Routing، يتيح لك قسم Call Transfers (Departments) إدراج الأقسام أو الأشخاص المحددين الذين يُسمح للذكاء الاصطناعي بالتحويل إليهم. كل مسار هو ببساطة اسم ورقم هاتف.

عندما يطلب المتصل تحويله، يطابق الذكاء الاصطناعي طلبه مع أسماء أقسامك ويحوّله إلى الرقم المطابق. لذا إذا أضفت مسارًا باسم Sales، فإن المتصل الذي يقول «أودّ التحدث إلى قسم المبيعات» يُوجَّه إلى هناك؛ ومسار باسم Owner يلتقط المتصلين الذين يسألون عن المالك.

1. 1
   انتقل إلى Settings وافتح علامة التبويب Numbers & Routing.
2. 2
   في Call Transfers (Departments)، أدخِل Department Name — على سبيل المثال Owner أو Sales.
3. 3
   أدخِل Phone Number الذي ينبغي للذكاء الاصطناعي طلبه، بالصيغة الدولية الكاملة (على سبيل المثال +1234567890).
4. 4
   اضغط على Add Route. سيظهر في قائمتك، مبيّنًا الاسم ووجهة التحويل.
5. 5
   كرّر ذلك لكل قسم أو شخص، ثم احفظ.

يمكنك إزالة مسار في أي وقت من القائمة نفسها. إذا لم تكن قد أضفت أي مسارات بعد، فسيُظهر القسم أنه لا توجد مسارات تحويل مُهيّأة — وحتى ذلك الحين لن يحوّل الذكاء الاصطناعي المكالمات إلى الخارج.

كيف يتكامل كل ذلك

• تحدّد منطقتك الزمنية معنى «الآن» في كل عملية فحص للساعات.
• تحدّد ساعات عملك ما إذا كانت المكالمة ضمن ساعات العمل أم خارجها.
• يحدّد سلوكك خارج ساعات العمل ما يحدث للمكالمات التي تصل عندما تكون مغلقًا.
• تتيح أقسام التحويل لديك للذكاء الاصطناعي تسليم أي متصل خلال ساعات العمل إلى الشخص أو الفريق المناسب.